Digitalizacja

Konferencja Archiwa dla nauki była inspiracją do zorganizowania kolejnego spotkania. Niezwykle, bowiem ważną kwestią stało się przygotowanie archiwów, bibliotek i muzeów do przejmowania dokumentacji archiwalnej zapisanej na nowoczesnych nośnikach elektronicznych, fachowe przygotowanie archiwistów, bibliotekarzy i muzealników do prowadzenia spraw kancelaryjno-archiwalnych w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz sukcesywna digitalizacja zgromadzonych zbiorów.

Dnia 3 grudnia 2010 roku Archiwum Nauki PAN i PAU i Komisja Historii Nauki PAU zorganizowały konferencję pt. Archiwa, biblioteki, muzea wobec nowych wyzwań w dobie digitalizacji. W dobie szybko postępującej digitalizacji i informatyzacji wszelkich przejawów życia społecznego rodzą się nowe problemy. Do archiwów, bibliotek i muzeów trafiają archiwalia wytworzone w nowej postaci. Biorąc pod uwagę dotychczasowe sposoby opracowywania, w trakcie konferencji poszukiwano odpowiedzi na pytania: jak radzić sobie z dokumentacją tworzoną na nowoczesnych nośnikach elektronicznych i jak wykorzystywać technologie cyfrowe do opracowania i zabezpieczania zasobu.

W centrum zainteresowania dyskutantów znalazło się bardzo szerokie spektrum zagadnień m.in. problemy prawne związane z digitalizacją i udostępnianiem zdigitalizowanych materiałów. Poruszona została kwestia wykorzystania nowych rozwiązań informatycznych i możliwości ich zastosowania w zakresie zabezpieczenia zasobu, a także umożliwienia łatwiejszego dostępu dla zainteresowanych badaczy.

Na II konferencji w cyklu Archiwa, biblioteki, muzea w dobie digitalizacji. Zarządzanie procesem digitalizacji oraz prawne aspekty udostępniania kopii cyfrowych zorganizowanej 24 października 2011 roku przez Archiwum Nauki PAN i PAU i Komisję Historii Nauki PAU podjęto nadal aktualną tematykę, jaką są rozwiązania metodyczne przydatne w zarządzaniu procesem digitalizacji (zwłaszcza spuścizn uczonych) i udostępnianiu zdigitalizowanych materiałów (prawo własności, prawo autorskie).

W trakcie konferencji poszukiwano dróg poprawy przygotowania archiwów, bibliotek i muzeów do wykorzystania technologii cyfrowych do opracowania i zabezpieczania zasobu, zarządzania procesem digitalizacji archiwaliów od momentu selekcji materiału i skanowania, po zabezpieczanie i przechowywanie kopii zabezpieczających, tworzenie kopii użytkowych i udostępnianie oraz popularyzację w Internecie. Wymiana doświadczeń archiwistów, bibliotekarzy i muzealników, zajmujących się szczególnie spuściznami uczonych, wypracowanie i stosowanie jednolitych standardów technicznych umożliwi bowiem współpracę krajową i międzynarodową, zapewni trwałość przechowywanych obiektów cyfrowych i ułatwi ich konwersję do nowych technologii. Mówiąc krótko – jedność w różnorodności, różnorodność w jedności.

Wszyscy, jako praktycy zdajemy sobie sprawę, że wypracowanie standardów technologii cyfrowych do opracowania i zabezpieczania zasobu, przystających do specyfiki wszystkich instytucji naukowo-kulturalnych nie jest łatwe. Próbę zaproponowania zestawu zaleceń wspierających rozwijanie procesów digitalizacyjnych podjął Zespół ds. Digitalizacji przy Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego (MKiDN), opracowując „Programu digitalizacji dóbr kultury oraz gromadzenia, przechowywania i udostępniania obiektów cyfrowych w Polsce 2009–2020”. Zgodnie z programem MKiDN powołano w 2009 roku cztery Centra Kompetencji ds. digitalizacji, którymi są: Narodowe Archiwum Cyfrowe, Narodowy Instytut Audiowizualny, Biblioteka Narodowa oraz Krajowy Ośrodek Badań i Dokumentacji Zabytków. Najważniejsze zadania przewidziane dla Centrów Kompetencji to wdrażanie zmian technologicznych dotyczących digitalizacji i przechowywania danych cyfrowych, koordynacja w zakresie gromadzenia i przechowywania zasobów cyfrowych, edukacja kadr instytucji kultury prowadzących digitalizację, udostępnianie materiałów zdigitalizowanych oraz promocja zasobów cyfrowych.

Życzeniem organizatorów było, aby owocem konferencji Zarządzanie procesem digitalizacji oraz prawne aspekty udostępniania kopii cyfrowych było, jeżeli nie rozwiązanie to skonkretyzowanie problemów i podjęcie działań mających na celu ich sukcesywne rozwiązywanie. W XXI wieku to przecież nie tylko tradycyjne archiwalia, ale obiekty cyfrowe wraz z nowoczesnymi systemami informatycznymi, będą stanowiły warsztat naukowy badaczy i uczonych.

Po wprowadzeniu zebranych w tematykę archiwów naukowych i nowych zadań stojących przed placówkami przechowującymi dziedzictwo narodowe, referat Z problematyki prawa autorskiego w działalności archiwalnej, bibliotecznej i muzealnej przedstawiła Sybilla Stanisławska-Kloc z Instytutu Prawa Własności Intelektualnej Uniwersytetu Jagiellońskiego. Zgromadzeni wysłuchali informacji o przepisach prawa autorskiego, mających zastosowanie do zbiorów archiwów, bibliotek i muzeów oraz o europejskich źródłach prawa autorskiego i jego implementacji w przepisach polskich. Wskazała ona również kilka spraw jeszcze nierozstrzygniętych jednoznacznie, np. kwestię utworów osieroconych, czyli wszelkich dzieł chronionych prawami autorskimi, dla których nie można lub bardzo trudno zidentyfikować i/lub odnaleźć dysponenta praw autorskich. Oznacza to niemożność uzyskania koniecznych zezwoleń na jakiekolwiek wykorzystanie dzieła, wykraczające poza dozwolone prawem krajowym wyjątki i ograniczenia.

Kolejne referaty przedstawili pracownicy archiwów państwowych. Wojciech Woźniak z Narodowego Archiwum Cyfrowego w prezentacji Od skanu do strony internetowej – proces digitalizacji i publikacji kopii cyfrowych materiałów archiwalnych w Narodowym Archiwum Cyfrowym, przedstawił różne aspekty działań podejmowanych przez to archiwum. Narodowe Archiwum Cyfrowe realizując swoje zadania prowadzi planową digitalizację: zasobów własnych, mikrofilmów z zasobów archiwów państwowych, a także oryginalnych materiałów archiwalnych. Digitalizacja wszelkich materiałów obejmuje następujące etapy: przygotowanie materiałów, skanowanie, kontrolę, zabezpieczenie w repozytorium, opis i publikację w serwisie www.audiovis.nac.gov.pl. Skanowanie materiałów i mikrofilmów z innych archiwów ma charakter masowy ze względu na możliwości techniczne pozwalające na bardzo szybkie wykonywanie tego rodzaju kopii cyfrowych i prezentacje w serwisie www.szukajwarchwiach.pl.

Grzegorz Dąbrowski - Procedura digitalizacji materiałów archiwalnych na przykładzie doświadczeń Archiwum Państwowego w Krakowie - i Jacek M. Seweryn - System Zarządzania Kopiami Cyfrowymi jako przykład oprogramowania do realizacji zadań w zakresie digitalizacji (obaj z Archiwum Państwowego w Krakowie), omówili kilkuletnie doświadczenia krakowskiego archiwum w dziedzinie digitalizacji. Archiwum Państwowe w Krakowie zrealizowało projekt budowy Systemu Zarządzania Kopiami Cyfrowymi SZKiC, wykonany przez krakowską spółkę ARANEO służący do: wspierania procesu digitalizacji materiałów archiwalnych m. in. poprzez automatyzację pracy skanerzystów i osób zajmujących się kontrolą wykonanych skanów, organizacji przechowywania wykonanych cyfrowych kopii zabezpieczających w bardzo długim okresie, udostępnianie wykonanych i przechowywanych kopii zabezpieczających zarówno w sieci internetowej jak i intranetowej. System jest odpowiedzią na potrzeby Archiwum w zakresie usprawnienia procesu cyfryzacji zasobu oraz zarządzania kopiami cyfrowymi.

Przykład Narodowego Archiwum Cyfrowego i Archiwum Państwowego w Krakowie wskazuje jak ważnym elementem procesu digitalizacji jest właściwa procedura, która wsparta odpowiednim systemem komputerowym znacząco usprawnia podejmowane w tym zakresie działania. Z ww prezentacji wynikało, że zarówno Narodowe Archiwum Cyfrowe, jak i Archiwum Państwowe w Krakowie, wykonują skany zabezpieczające w formacie TIFF, a kopie użytkowe i wglądówki - w formacie JPEG.

Cechy i zalety innego formatu, przedstawił Adrian Drabik z Jagiellońskiej Biblioteki Cyfrowej w referacie Problematyka konwersji plików graficznych do formatu DjVu w zestawieniu z innymi formatami w kontekście materiałów różnorodnej treści zbiorów prywatnych. Autor omówił proces segmentacji w przypadku materiałów różnego rodzaju, wskazał na błędy, których należy unikać oraz na doskonałą przydatność formatu DjVu przy konwersji masowej.

O innym formacie – formacie RAW, zalecanym do digitalizacji obiektów muzealnych zwłaszcza w technice 3D, zwróciła uwagę Anna Kuśmidrowicz-Król z Narodowego Instytutu Muzealnictwa i Ochrony Zabytków (NIMOZ) w referacie Digitalizacja obiektów muzealnych, szansa na standaryzację? – raport z prac zespołu ekspertów przygotowującego wytyczne dla digitalizacji muzealiów w ramach WPR Kultura+. Przedstawiła ona różnorodność zbiorów muzealnych, z czego wynika konieczność przewidywania różnych metod postępowania. Z ostrożnością odnosiła się jednak do prób digitalizacji muzealiów w technice 3D, podejmowanych już teraz, i radziła wstrzymanie się z nimi do czasu poprawy możliwości technologicznych. Zapowiedziała też, że NIMOZ planuje prace nad przygotowaniem wzorcowych modeli digitalizacji oraz słowników metadanych.

Po referatach odbyła się dyskusja, w czasie, której przedstawiono m.in. zgłoszone wcześniej komunikaty. Marek Ďurcanský z Uniwersytetu Karola w Pradze, poruszył problematykę digitalizacji i udostępniania zbiorów historycznych zawierających dane osobowe, na przykładzie ewidencji słuchaczy szkół wyższych. Opowiedział on o projekcie (Instytutu Historii Uniwersytetu Karola i Archiwum Uniwersytetu Karola w Pradze) digitalizacji ewidencji słuchaczy uniwersytetu z lat 1881-1953, którego celem jest utworzenie kompletnej bazy danych (osobowych) oraz połączenie z nią kopii cyfrowych dokumentów. Natomiast Jacek Mirecki z krakowskiej firmy Ksi.pl (Kompleksowe Systemy Informatyczne) opowiedział o jednym z produktów – systemie archiwizacji ZEUS, który jest używany m.in. w Narodowym Archiwum Cyfrowym, Instytucie Pamięci Narodowej, Filmotece Narodowej, a obecnie został zakupiony do przygotowania ekspozycji w Muzeum II Wojny Światowej w Gdańsku.

Podstawowymi celami archiwów, bibliotek i muzeów jest zachowanie i udostępnianie zasobów dziedzictwa kulturowego. Nowe perspektywy w tym zakresie działań otworzył rozwój technologii cyfrowych. Dane w postaci cyfrowej oferują szeroki wachlarz sposobów ich wykorzystania i powoli stają się codzienną praktyką w świecie zbiorów archiwalno-bibliotecznych i kolekcji dzieł sztuki. Jednak niezwykle różnorodny charakter zbiorów archiwalnych, bibliotecznych i muzealnych powoduje, że stopień ich cyfryzacji jest wciąż zróżnicowany. Wypracowanie dla projektów digitalizacji, procedur postępowania i standardów przystających do specyfiki wszystkich instytucji nauki i kultury, nie jest łatwe. Przy tworzeniu strategii digitalizacji i budowy zasobów cyfrowych w Polsce sformułowano kilka kluczowych zasad m.in: prowadzenie stałej i systematycznie rozszerzanej działalności digitalizacyjnej w polskich instytucjach kultury, stosowanie międzynarodowych standardów, stały postęp technologiczny, tworzenie oraz udostępnianie zasobów cyfrowych zgodnie z krajowymi oraz międzynarodowymi regulacjami prawnymi, ze szczególnym uwzględnieniem praw własności intelektualnej i zasad ochrony danych osobowych, realizowanie polskich projektów digitalizacyjnych we współpracy z projektami Unii Europejskiej oraz udostępniane w portalach umożliwiających zintegrowany dostęp do międzynarodowego dziedzictwa kulturowego, takich jak www.apenet.eu czy www.europeana.eu. Z uwagi na stopień skomplikowania i wielopłaszczyznowość procesu pozyskania zbiorów w formacie cyfrowym, realizacja zadania wymaga współpracy specjalistów różnych branż zawodowych.